Wie moderiere ich ein Meeting? – Dein Meeting optimal vorbereiten! (Teil 1)
Okay, wir müssen also ein Meeting moderieren und die Chancen stehen gut, dass wir dies entweder noch nie getan hast oder neugierig sind, wie wir unsere Fähigkeiten in der Moderation verbessern können. Sonst hättet ihr wahrscheinlich nicht nach dieser Art von Frage gesucht. Lass mich also meine Erfahrungen mit der Moderation von Meetings mit euch teilen und hoffentlich einige interessante Methoden für eure praktische Anwendung an die Hand geben.
Als ich das erste Mal gebeten wurde, ein Meeting zu moderieren, dachte ich: “Das kann doch nicht so schwer sein, oder? Das sind alles meine Teamkollegen, also wird es ziemlich einfach sein, eine objektive Diskussion zu führen, die zu einem tollen Ergebnis führt, das für alle zufriedenstellend ist.” Und ich habe mich geirrt, es fühlte sich eher wie ein Kindergeburtstag als ein Meetingraum an. Einige Leute schauten ständig auf ihre Telefone und zeigten so ihr Desinteresse, andere unterbrachen den Redner und einige telefonierten sogar, ohne den Raum zu verlassen.
Angesichts eines solchen Verhaltens fragte ich mich, was ich tun könnte, um das nächste Meeting zu einem Erfolg zu machen. Also fragte ich mich als Erstes: “Woher kenne ich großartige Moderatoren und was hat sie in unserem Job großartig gemacht?” (Polizisten, Beamte, dein Chef?) Ja, nicht ganz die Leute, nach denen ich gesucht habe. Aber wenn man ein paar Schiedsrichter eines Sportspiels dazu nimmt, dann haben wir einen Gewinner.
Der Job eines Schiedsrichters ist die perfekte Beschreibung eines Moderators. Wir haben ein klares Ziel, eine klare Rollendefinition, eine Reihe von Regeln, die für alle in gleicher Weise gelten, und einen festen Rahmen, in dem das Spiel stattfindet. Ersetzen wir nun das Wort “Spiel” durch “Diskussion” und voilà, wir haben alle wichtigen Zutaten, um ein köstliches Treffen, ehm eine köstliche Mahlzeit, zu kochen.
Okay, hier habe ich meine Inspiration gefunden: Mannschaftssport. In diesem Sinne können wir Meetings oder Diskussionen auf eine andere und sehr unterhaltsame Art und Weise überdenken. Jede Besprechung wird individuelle Charaktere mit individuellen Bedürfnissen haben, aber alle sollten das gleiche klare Ziel haben. Da die Teilnehmer individuelle Vorlieben für das Sprechen und Zuhören haben, sollte es eine Reihe von Kommunikationsregeln geben, die jeder verstehen und befolgen kann. Außerdem muss jeder seinen Platz kennen, weshalb die Rollenverteilung sehr wichtig ist. Was wäre, wenn der Torwart plötzlich im Mittelfeld spielen würde? Die anderen im Team könnten sehr irritiert sein und sogar ihr Vertrauen in diese Person verlieren. Und schließlich brauchen wir eine klare Tagesordnung, die den Rahmen des Meetings vorgibt. Die folgende Struktur habe ich als sehr nützlich empfunden…
- Wer ist der Moderator?
- Was ist das Thema?
- Was ist das Ziel?
- Wie soll der Erfolg gemessen werden?
- Wer wird eingeladen?
- Was soll vorbereitet werden?
- Wer ist für was verantwortlich?
- Wann wird das Treffen stattfinden?
- Wo findet das Treffen statt?
- Wie lange wird das Treffen dauern?
- Wird es Pausen geben und wenn ja, wie viele?
- Wie lauten die Kommunikationsregeln?
- Welche Gegenstände dürfen verwendet und welche nicht mitgebracht werden?
- Welche Regeln gelten für Telefonanrufe?
- und so weiter…
Sobald ihr diese Fragen beantwortet habt, werdet ihr diese Liste um einige euch wichtige Punkte ergänzen können. Es ist wichtig, diese Fragen nicht nur zu beantworten, sondern sie auch jedem Teilnehmer im Voraus mitzuteilen. Vergewisserst euch, das ihr alle Informationen sowie die Einladungen selbst versendet, um zu zeigen, dass ihr eure Rolle ernst nehmt. Auf diese Weise sind alle gleichermaßen informiert, und ihr stärkst eure Position als angesehener Moderator.
Wenn ihr euer Meeting auf diese Weise vorbereiten, gewinnt ihr an Selbstvertrauen und zeigst euch den anderen Teilnehmern als vertrauenswürdige und respektierte Person. Im nächsten Teil dieser Serie werden wir uns mit der Ausrichtung der Besprechung befassen und damit, wie man am besten ein produktives Umfeld schafft.
