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Wie moderiere ich ein Meeting? – Dein Meeting souverän leiten! (Teil 2)
Im ersten Teil dieser Serie zum Thema „Wie moderiere ich ein Meeting?“ haben wir über die Vorbereitung gesprochen und darüber, wie ihr euch vor dem Meeting als angesehener Moderator etablieren können. Nun ist es an der Zeit, sich mit dem Meeting selbst und dem Moment der Wahrheit zu befassen, wenn wir tatsächlich mit der Moderation betraut werden.
Lasst uns mit einigen grundlegenden Gedanken beginnen, die helfen, uns in unsere Rolle einzufinden. Als Moderator üben wir Macht aus. Das ist ein Teil der Rolle. Erinnern wir uns an die Sportmetapher aus dem ersten Teil? Ein Schiedsrichter diskutiert ja auch nicht mit den Spielern, ob er die gelbe Karte geben soll oder nicht.
- Wir beschützt die Ruhigen
- Wir kanalisieren die Lauten
- Wir wehren Störungen ab
- Wir sorgen für sachlichen Diskurs und
- Wir verbessern den Austausch.
Das ist grob zusammengefasst unser Aufgabe und schließt uns natürlich von einer bestimmten Tätigkeit aus. Könnt ihr euch vorstellen welche? Richtig, wir treiben die sachliche Diskussion nicht mit unseren eigenen Gedanken und Ideen voran. Das mag irritierend klingen, vor allem wenn wir ein Meeting in unserem eigenen Team leiten, aber es ist sehr wichtig, um den Respekt zu wahren. Erinnern wir uns an den Schiedsrichter, der dem Trainer oder den Spielern auch keine Ratschläge zur Strategie gibt. Bleiben wir bei unserer Rolle und verbessern den Austausch.
Es gibt zwei sehr unterschiedliche Kommunikationssysteme, und wenn wir sie verstehen, können wir unsere Fähigkeiten zur Moderation deutlich verbessern. Das vertikale und das horizontale System. Meistens gilt das „vertikale“ System für Männer und das „horizontale“ System für Frauen. Vertikal bedeutet, dass die Person einen starken Sinn für Hierarchie hat, wie eine vertikale Linie, die von oben nach unten oder von unten nach oben verläuft. Horizontal bedeutet, dass die Person andere als gleichberechtigt wahrnimmt und sich nicht so sehr um Hierarchien und Strukturen schert. Dies ist eine sehr kurze Beschreibung, aber vielleicht hilft sie uns, die verschiedenen Perspektiven vor Augen zu führen. Es ist wichtig, dass wir unsere Teilnehmer nicht verurteilen oder verallgemeinern. Frauen sind gleich horizontal, Männer gleich vertikal. So schwarz-weiß ist das nicht. Aber es ist wichtig für unsere Art der Moderation, da wir so viele Probleme von vornherein ausschließen können. Für die eher „vertikalen“ Teilnehmer ist es sehr wichtig, unsere Rolle als Moderator und damit als Schiedsrichter zu definieren, der die alleinige Macht über das Treffen hat. Das hilft ihnen, uns als Moderator zu verstehen und sich auf diese Situation einzustellen. Den eher „horizontalen“ Teilnehmern hilft diese klare Rollendefinition, alle Teilnehmer als gleichberechtigt und jede Idee oder jeden Kommentar als gleichwertig zu betrachten. Betrachten wir nun das Meeting selbst.
Sobald wir das Meeting beginnen, stellen wir sicher, dass „wir“ das Meeting beginnen. Wir tun es pünktlich, egal wie viele Teilnehmer anwesend sind. Der Schiedsrichter wartet nicht darauf, dass die Spieler das Spiel beginnen und auch der Bus oder der Zug fährt nicht zu spät los, um auf einen Fahrgast zu warten. Wir wählen bei Vorort-Meetings, in einem Raum, eine exponierte Position am Kopfende des Tisches oder wir stehen vor den Teilnehmern. Damit zeigen wir selbst horizontalen Säugetieren unsere Dominanz. Für Online-Meetings wählen wir eine Software, mit der wir die Teilnehmer bei Bedarf stumm schalten und uns selbst auf Großbild stellen können, wenn wir das möchten.
Wir beginnen das Meeting, indem wir alle Teilnehmer begrüßen und ihnen für ihre Anwesenheit danken. Dann nennen unseren vollen Namen und unsere Rolle. Dies könnte etwa so aussehen: „Hallo und herzlich willkommen zu unserem Meeting. Ich möchte Ihnen für ihre Anwesenheit und Aufmerksamkeit danken. Mein Name ist Stephan Plesnik und ich bin der Moderator dieses Meetings.“
Damit stehen wir an der Spitze der Nahrungskette und alle anderen auf einer gemeinsamen Stufe. Es mag sich seltsam anfühlen, unseren vollen Namen zu nennen, wenn unsere Kollegen uns normalerweise mit unserem Vornamen ansprechen, aber es ist ein starkes Signal, das wir alle aus unserer Kindheit kennen. Erinnern wir uns daran, wie unsere Mutter wütend wurde, weil wir einmal zu oft in die Keksdose gegriffen haben? Plötzlich bist du nicht mehr die süße „Jessi„, sondern „Jessica Maria Tauber„. Merken wir einen Unterschied? Der gleiche Effekt gilt für jede andere Situation. Sogar bei professionellen Meetings. Denn auch bei professionellen Meetings bleiben wir in der Regel menschliche Wesen.
Bitten wir nach unserer Vorstellung alle anderen, ebenfalls ihren Namen und ihre Rolle im Team zu nennen. Auf diese Weise kann jeder eine Anwesenheitsliste führen und weiß, wer wer ist. Wenden wir uns dann unserem Verhaltenskodex aus der Vorbereitung zu und weisen wir darauf hin, worum es in dem Meeting geht und welches Ziel wir alle erreichen wollen. Am besten halten wir das Ziel für alle sichtbar fest.
Am Ende des Meetings lesen wir die Ergebnisse vor und erinnern alle daran, zu bewerten, ob wir das Ziel erreicht haben oder nicht. Wir lassen jeden ein Feedback zu den Ergebnissen in sachlicher und persönlicher Form aufschreiben. Dann bedanken wir uns bei allen für ihre Teilnahme und beenden das Meeting so, wie wir es begonnen haben. Zum Beispiel: „Ich bedanke mich bei ihnen allen für ihre Anwesenheit und Aufmerksamkeit bei diesem Meeting, mein Name ist Stephan Plesnik und es war mir eine Freude, diese Diskussion zum Thema […] zu moderieren.“
Natürlich ist dies nur ein Beispiel und es liegt an euch, welche Worte ihr verwendet. Es muss sich für euch natürlich und gut anfühlen. Versucht niemals, irgendwelche Management- oder Organisationstechniken zu kopieren. Versteht die Idee und erkundet dann, wie ihr sie am besten umsetzen könnt. Im nächsten Teil dieser Serie werden wir uns mit der Kommunikation im Meeting und dem Umgang mit unangenehmen Menschen beschäftigen.
