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Wie moderiert man ein Meeting? Kommunikation im Meeting! (PT 3-3)
Willkommen zurück zum dritten Teil der Serie, Wie moderiere ich ein Meeting. In Teil eins und zwei haben wir über die Vorbereitung und die Leitung gesprochen. Wenn ihr diese also noch nicht gesehen habt, solltet ihr dies nachholen. Andernfalls könnten einige Informationen verwirrend und weniger hilfreich für euch sein. Werfen wir nun einen Blick auf die Kommunikation innerhalb eines Meetings.
Natürlich gibt es keine 100%ig richtigen oder falschen Dinge. Schließlich ist Kommunikation überall und alles, wenn es um Menschen geht. Wir können niemals nicht kommunizieren. Sei es durch unsere Körperbewegungen, Mimik, Laute oder sogar Worte. Wir können jedoch bestimmte Kommunikationsmuster erforschen und so Strategien entwickeln, um mit ihnen umzugehen. Anstatt euch also einige situative Ratschläge zu geben, wie wir mit diesem und jenem umgehen solltet, möchte ich euch zwei Kommunikationswerkzeuge an die Hand geben, die ich bei jedem Meeting verwende.
Das erste dient dazu, sicherzustellen, dass sich niemand unhöflich oder unfreundlich gegenüber Vorschlägen und Personen verhält. Es ist eine Sammlung von drei einfachen Richtlinien für eine harmonische Kommunikation. Wenn wir sie in unsere Vorbereitungen einbeziehen und sie an alle verteilen oder präsentieren, können wir sie immer dann verwenden, wenn eine angespannte Situation entschärft werden muss. Diese sind…
Nr. 1: Konzentration
Diese kann durch die Regel „Höre zu, um zu verstehen, nicht zum antworten“ gewährleistet werden. Meistens sind wir mehr mit unseren eigenen Gedanken und Zielen beschäftigt. Daher hören wir anderen nur halb zu, um ihre Meinung zu erfahren, und neigen dazu, unsere Antwort vorzubereiten, anstatt zu versuchen, den anderen wirklich zu verstehen.
Nr. 2: Begründung
Eine erfolgreiche Diskussion ist das Ergebnis einer argumentativen Kommunikation. Wenn jemand Probleme hat, einem Gedanken zu folgen, kann er dies in Form von „Könnte ich dich darum bitte, […]? Weil […].“ Auf diese Weise weiß der Empfänger genau, was er weiter erklären soll oder mit anderen Worten.
Nr. 3: Verstehen
Wenn wir über Ideen sprechen, die uns wichtig sind, wirkt sich das auf unsere Gefühle aus. Wenn sich jemand missverstanden fühlt, können Diskussionen angespannt werden, und das kann zu Streit oder sogar zu Auseinandersetzungen führen. Um diese Auswirkungen zu minimieren, ist es gut, Verständnis zu zeigen, was wir tun können, indem wir sagen: „Ich verstehe dich. Du hast Recht. Und […]“ und dann unsere Gedanken hinzufügen.
Nun haben wir einen Verhaltens- oder Kommunikationskodex für unser Meeting aufgestellt. Jeder kann sich an diese Richtlinien halten und sie nutzen, um ein harmonisches Umfeld zu schaffen.
Das zweite ist lediglich ein Blatt Papier, das uns hilft, uns zu konzentrieren. Die Idee ist, alles aufzuschreiben, was unsere Aufmerksamkeit erregt, wenn eine andere Person spricht. Anstatt auf das Gesagte zu reagieren, schreiben wir unsere beabsichtigte Reaktion ebenfalls auf. Wie wir sehen, nutzen wir den ersten Leitfaden zur Konzentration ganz praktisch. Als Moderator müssen wir diese Leitlinien aufzeigen und erklären und den Teilnehmern zeigen, wie sie sie im Gespräch anwenden können. Der große Effekt ist, dass sich jeder besser konzentrieren kann und weniger damit beschäftigt ist, seine eigenen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Die Leitlinien funktionieren sogar als Barriere, die unhöfliches Verhalten abwehrt. Wiederholen wir sie einfach gegenüber der Person, die sich als besser oder wertvoller als die anderen darstellt, und erinnern wir sie daran, dass alle anderen dem Kodex folgen. Jetzt wissen wir, wie wir unser Meeting professionell vorbereiten, leiten und moderieren können.
