Virtuelle Assistenz für reale Unternehmen

Vereinfache Dein Business mit virtueller Assistenz

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Mach einen Haken dran

…und ich erledige das für Dich.

Virtual Business Assistant

Deine virtuelle Assistentin

…hilft Dir, Deine Ziele zu verfolgen und alles andere zu erledigen.

Damit dein Zeitplan deinen Zielen folgt!

100 ungelesene E-Mails warten, Du musst noch einige Angebote vergleichen, die Präsentation für den morgigen Termin braucht noch einen Refresh, die Rechnungen der vergangenen Woche stapeln sich und die Geschäftsreise nächste Woche ist auch noch nicht gebucht?

Ja, das klingt stressig.

Doch Du hast ein Ass im Ärmel und lehnst Dich entspannt zurück. Du bist den anderen immer einen Schritt voraus. Du scheinst mit allen Bällen problemlos jonglieren zu können. Denn Du hast eine Lösung gefunden.

Du hast die virtuelle Assistentin von Make . Your . Self, der Du das alles bequem übergeben kannst.

Denn Du konzentrierst Dich auf das Wesentliche, auf das was Du liebst und was Dich weiterbringt.

Du bist ein Gewinner, der Make . Your . Self an seiner Seite hat.

Damit wir alle tun, was wir lieben.

Was Du gewinnst?

Zeit

…Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Flexibilität

…bequem Aufgaben abzugeben.

Planungsspielraum

…wenn es mal eng wird.

Handlungsfreiheit

…ohne Dich festzulegen.

Entspannung

…wenn das Rad sich zu schnell dreht.

Wie wir das machen

Bei der Umstrukturierung Deiner kaufmännischen Organisationsprozesse schaue ich mir Deine aktuelle Situation an, zerlege jeden Prozess bis zum kleinsten Aufgabenteil und entwickele Vorschläge zur Verbesserung und Verschlankung Deiner Organisation. Dein Mehrwert dahinter ist eine langfristig optimierte Lösung, die zum einen Zeit bei der Bearbeitung spart und auf der anderen Seite an Deine Bedürfnisse, Die Deiner Unternehmung und vor allem an die Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter/-innen angepasst ist. Die Umsetzung wird gemeinsam geplant und von mir im Verbund mit allen betroffenen Personen schrittweise durchgeführt.

In der klassischen Disziplin der virtuellen Assistenz beschäftige ich mich mit Deinen aktuellen fallbezogenen Sachverhalten und bearbeite diese an Deinen Zielvorgaben orientiert. Im Bedarfsfall – z.B. bei Personalausfällen oder zur Teamunterstützung übernehme ich Assistenzaufgaben im Bereich der Geschäftskommunikation, Kundenservice, Rechnungs- und Mahnwesen, Recherchearbeiten oder die Reiseplanung und -abrechnung etc. Mein Angebot zielt darauf ab, Dich und Dein Team zu entlasten und zu unterstützen. Dein Mehrwert daraus liegt auf der Hand, denn Du erhältst mehr Manpower ohne die Verpflichtung einer Anstellung einzugehen und kommst dadurch Deinen Zielen sehr viel schneller näher. Du und Deine Mitarbeiter erhalten durch meine Assistenz mehr Zeit, um andere Bereiche und Aufgaben voranzutreiben. 

Virtual Business Assistant

Deine Event Designerin

…hilft dir, unvergleichbare und bessere Meetings, Präsentationen, Veranstaltungen, Workshops und Messeauftritte zu planen, organisieren und durchzuführen.

Damit Deine Events unvergesslich bleiben!

Anfang des Jahres, im Büro des Chefs. Die Workshops und Veranstaltungen werden geplant. Als ob man nicht schon genug zu tun hätte durch das Jahr hinweg. Spannend bleibt es leider auch nicht. Ist ja immer das Gleiche, oder?

Stopp! Lass dein Horrorszenario nicht wahr werden!

Ändere etwas, jetzt! Aber was?

Jetzt bleibt nur noch eine Möglichkeit – ziehe dein Ass aus dem Ärmel!

Denn Make . Your . Self plant Deine Businessveranstaltungen mit Liebe und Hingabe bis zum letzten Detail. Akribisch wird nichts dem Zufall überlassen, schließlich soll jeder Gast fasziniert sein. Fasziniert davon, wie perfekt alles ist. Wie anders. Wie aufregend und neu! Damit Du in aller Munde bleibst. Und damit Deine Veranstaltungen ein Privileg werden. Wie? Ein Geheimnis. Wir verraten es dir nicht, aber wir setzen es gerne für Dich um.

Denn mit Make . Your . Self wirst Du eine Legende.

Was Du gewinnst?

Unvergleichbare Detailliebe

…damit Deine Gäste nachhaltig beeindruckt sind.

Dynamische Entscheidungshilfen

…weil du Dich nicht verzetteln musst.

Innovative Eventgestaltung

…damit Du neue Wege gehst.

Wie wir das machen

Beim Event-Design hast Du meist schon ein genaues Bild vor Augen. Ein Motto unter dem die Veranstaltung stattfinden soll oder ein Workshop der eben nicht genau so gestaltet werden soll wie die 100 Workshops zuvor. Dann bist Du bei mir genau richtig! Es gibt nichts Schlimmeres als Standard-Veranstaltungen die beliebig durch eine andere ersetzt werden könnten. Denn das langweilt nicht nur den Teilnehmer, sonder lässt Dich in seinen Augen auch ideen- und innovationslos erscheinen.

Im ersten Schritt bespreche ich mit Dir Deine Wünsche und Vorstellungen, definiere mit Dir gemeinsam das Ziel Deiner Veranstaltung und entwickele daraus ein oder mehrere Konzepte. Meine Konzepte beinhalten die Idee, es stets anders als andere zu machen.

Natürlich kannst Du nicht auf ein Buffet verzichten, aber wer sagt, dass das Buffet an sich nicht schon eine reine Augenweide sein kann? Und anstatt Stille im Empfangsbereich herrschen zu lassen, könntest Du beispielsweise leise Hintergrundmusik auflegen um die Atmosphäre zu verbessern. Und was spricht gegen eine abendliche Stadtführung nach einem anstrengenden Tag im Besprechungsraum?

Sei gemeinsam mit mir anders. Gehe neue Wege, denn bevor Du fällst, fall lieber auf! Nachdem Dein Konzept rund gefeilt ist, geht es darum, die Kosten nicht explodieren zu lassen. Also erstelle ich für Dich einen Budgetcheck, hole Angebote ein und vergleiche, um für Dich die besten Preise zu ermitteln. Ist der Budgetcheck überstanden, geht es um die Aufgaben- und Zeitplanung. Denn klar formulierte Aufgaben und Fristen sorgen dafür, dass Du ganz entspannt alles im Blick hälst und nichts vergessen wird! Und nun rückt der Tag Deiner Veranstaltung immer näher. Ich unterstützte Dich gerne bei den laufenden Vorbereitungen und bin auch auf Wunsch beim Event selbst vor Ort, um Deine Gäste zu begrüßen, Gepäck entgegenzunehmen, Taxis zu buchen und Deinen Gästen das was, wo, wie und warum zu erklären.

Als Deine charmante Unterstützung um der perfekte Gastgeber zu sein und dafür zu sorgen, dass alles wie am Schnürchen läuft!

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Deine Ghostwriterin

…hilft dir, Deine Texte wie von Geisterhand zu erstellen und zu perfektionieren.

Damit Deine Leser jedes Wort lieben!

Die richtigen Worte an der richtigen Stelle – was macht eine perfekte Wortwahl eigentlich aus?

Es ist die Macht der Sprache, die Du dir zunutze machst.

Deine Texte überzeugen Deine Leser, Deine Worte sagen, dass sie Dir vertrauen können. Du formulierst Deine Anliegen stets perfekt, wortgewandt und bedacht.

Ob Produktbeschreibungen, Webseiteninhalte, Werbetexte oder die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern – triff immer den richtigen Ton mit Deiner Ghostwriterin von Make . Your . Self!

Was Du gewinnst?

Professionelle und kreative Texte

…damit deine Leser überzeugt sind.

Fehlerfreie Grammatik und Rechtschreibung

…um Deine Seriosität zu wahren.

Was ich für Dich tue?

Erstellung von Texten

…aus allen Unternehmensbereichen.

Formulierung von Textvorlagen

…für Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen etc.

Textkorrektur

…Überprüfung von Ausdruck, Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion vorhandenen Texte.

Wie wir das machen

Als Ghostwriterin bin ich der Geist, der Deinen Buchstabensalat zu einem hervorragenden Text umwandelt!

Ich erstelle anhand Deiner Wünsche und Vorgaben alle Arten von Texten aus dem Nicht-Wissenschaftlichen Bereich.

Ob Webseitentexte, Blogartikel, die Entwicklung von Standardtexten für Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen etc. oder Deine Rede für die nächste Podiumsveranstaltung.

Dein Vorteil liegt darin, dass Deine Texte stets perfekt ausdrücken, was Du sagen willst und Deine Leser jedes Wort lieben!

Hier entdeckst Du Beispieltexte, um Dir Deine Meinung selbst zu bilden.

Technologie Blog : [TRICK17] Eine optimale Cloud-Lösung für Mac und Windows

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Häufig gestellte Fragen zur virtuellen Assistenz

Ist Ihre Frage nicht beantwortet, dann rufen Sie uns einfach an.

Was kann ich eigentlich alles an eine Assistentin abgeben?

Ich bin voll ausgebildete Kauffrau und beherrsche mein Fach von A-Z. Abbilden kann ich also alles, was Online erledigt werden kann – dazu zählt auch die Live-Arbeit direkt auf Ihren Rechnern! Außerdem habe ich mich auf das Schreiben von optimierten Texten spezialisiert – ob Webseitentext, Blogartikel oder Geschäftsbriefe – ich treffe den richtigen Ton!

Wie läuft die Zusammenarbeit mit meiner Virtuellen Assistenz ab?

Als erstes: Individuell auf Sie zugeschnitten! Es gibt nicht die eine Lösung für alle Kunden. Jeder hat individuelle Herausforderungen. Die Grundsätze der Zusammenarbeit aber sind sehr gleich. Sie definieren die Herausforderungen, das Ziel der Aufgaben und deren Zweck, falls nötig die Frist zur Erledigung der Aufgabe und stellen ggf. bereits vorliegende und / oder nutzbare Informationen zur Verfügung. Ich als ihre virtuelle Assistentin werde mich entweder per TeamDrive auf Ihre Systeme aufschalten und live für Sie arbeiten oder erledige Ihre Aufgaben mit meinen Arbeitsmitteln und stelle Ihnen die Ergebnisse in gewünschten und gängigen Formaten zur Verfügung.  

Wie läuft die Buchung meiner Virtuellen Assistenz ab?

Denkbar einfach! Sie wählen Ihr Stundenpaket aus und erhalten anschließend eine separate Bestätigung Ihrer Buchung. Sie wollen regelmäßig Pakete buchen? Nutzen Sie unsere Onlinebuchung! Sie buchen und zahlen direkt via PayPal oder Überweisung. Alternativ kontaktieren Sie mich per Mail oder Telefon und ich sende ich Ihnen eine Auftragsbestätigung und eine Anzahlungsrechnung. 

Was sind die üblichen Reaktionszeiten meiner virtuellen Assistentin?

Prinzipiell immer, so schnell es geht! Ich behalte mir eine Vorlaufzeit von 48 Stunden vor, antworte i.d.R. allerdings am gleichen Tag, das Wochenende ist ausgenommen.

Ist es nicht günstiger eine Assistentin einzustellen?

Die Antwort? Kommt drauf an! Bedenken Sie, dass Sie bei einer eingestellten Assistentin neben dem Gehalt auch Sozialversicherungen und Personalnebenkosten berücksichtigen müssen. Eine Angestellte muss auch bei Urlaub oder Krankheit bezahlt werden. Mit Ihrem Büroservice entfällt all dies. Sie zahlen nur die Leistung, die Sie auch erhalten – zu einem fairen “Handwerker-Preis”!

Kann ich eine "Virtuelle Assistentin" auch als Zwischenlösung einsetzen wenn ein nicht flüssiger Personalwechsel oder Urlaub ansteht?

Insbesondere dann bietet sich eine Virtuelle Assistentin an!Ich biete die “Brücke” zwischen alten und neuen Mitarbeitern und sorge dafür, dass nicht nur die Arbeit weiterläuft, sondern auch alle notwendigen Informationen an den oder die neuen Mitarbeiter übermittelt werden!

Kann ich wählen ob meine Aufträge bei mir vor Ort abgebildet werden?

Selbstverständlich! Alle Aufträge die aus der StädteRegion Aachen kommen, können in Ihren Räumlichkeiten abgebildet werden. Andere Orte auf Anfrage – oder einfach virtuell bleiben!

Bietet meine Virtuelle Assistentin auch die Übernahme meiner Telefonkommunikationen an?

Ich biete keinen “Call-Agents Service”. Im Notfall kann im Vor-Ort Service im Raum der Städteregion Aachen stundenweise die Telefonkommunikation übernommen werden.

Wie hoch sind die Fahrtkosten?

Für die Anfahrt  fallen 0,35€ pro gefahrenen Kilometer an.

Wie wird mit meinen Daten umgegangen?

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst! Deswegen erhalten Sie zu Beginn meinen Datenschutzhinweis (ähnlich Auftragsdatenverarbeitungsvertrag). Zusätzlich arbeiten wir mit mit einem deutschen Cloud-Dienst zusammen, um Ihre Daten bestmöglichst zu schützen!

Mit wieviel Zeit muss ich für die Einarbeitung rechnen?

Das kommt ganz darauf an! In der Regel kennen wir alle üblichen rechtlichen Vorgaben und Prozesse, so dass ich mich nur in Ihr System einarbeiten müssen. Für festgelegte Prozesse liegt die Einarbeitung in der Regel bei ca. einer Stunde, bei großen Projekten, die im fliegenden Wechsel übernommen werden, ca. 4 – 6 Stunden.

Was ist, wenn ich nicht weiß wieviele Service-Stunden ich benötige?

Dann fragen Sie ein unverbindliches und kostenfreies Kennenlernen an! Ich setze mich mit Ihrem Anliegen auseinander und ermittele gemeinsam mit Ihnen, wieviel Zeit für welche Herausforderung benötigt wird.

Was ist, wenn Service-Stunden aus meinem Paket nicht aufgebraucht wurden?

Gebuchte Stunden können nicht wieder gutgeschrieben werden! Mit Sicherheit können wir die restlichen Stunden sinnvoll und effektiv für Sie einsetzen!

Was ist, wenn ich feststelle dass ich mehr Service-Stunden benötige?

Sprechen Sie mich an! Wir finden gemeinsam die beste Stunden-Kombination. 

Wie funktioniert das Chatten mit meiner "Virtuellen Assistenz"?

Aus Datenschutzgründen verzichte ich auf die beliebte WhatsApp. Im Chatdienst erreichbar bin ich über die App “Telegram”. Ansonsten auch gerne per E-Mail oder Ihrem individuellen Chat-Programm. 

Was ist, wenn ich mit dem Ergebnis nicht zufrieden bin?

Ich gebe mein Bestes, um eine gute Arbeit abzuliefern. Wie jedem Menschen können auch mir Fehler passieren – ich werde selbstverständlich ohne zusätzliche Kosten nachbessern, sofern der Fehler tatsächlich bei mir liegt. Hier bin ich natürlich mit kritischem Auge auf meine eigene Arbeit auf der Seite der Kunden. Mir ist es eine Herzensangelegenheit, dass Sie zufrieden sind! 

Was ist, wenn ich mit dem Ergebnis zufrieden bin?

Dann freuen wir uns gemeinsam 🙂 Mir ist es wichtig, tolle Arbeitsergebnisse liefern zu können. Wenn Sie von mir überzeugt sind, dann freue ich mich von Herzen über gute Bewertungen, die ich im besten Fall sogar veröffentlichen darf!